🎯 ¿Estás pensando en organizar un #evento #científico, #comercial o #turístico? ¿No sabes muy bien por dónde empezar? 🤷♂️,¿Tienes dudas sobre si te aportará beneficio? ¿No sabes qué gasto respresentará, tanto a nivel económico como personal, para tu empresa?.
Son muchas preguntas, ¿verdad? tranquil@, aquí vamos a darte algunas indicaciones sobre los pasos a seguir cuando has decidido organizar un evento.
La organización de un evento se divide en 3 grandes bloques:
–Fase pre-evento: Esta fase incluye todas las acciones de preparación y planificación del evento. Hemos de definir los objetivos que queremos alcanzar, el briefing y la planificación del espacio.
–Fase desarrollo del evento: Una vez visitado el espacio y realizado el montaje del evento, realizadas las gestiones con proveedores y los ensayos necesarios, tendrá lugar el evento.
–Fase post-evento: Al terminar el evento, vendrá el desmontaje, el análisis de los resultados objetivos (marcados y conseguidos), la encuesta a los asistentes, el mail de agradecimiento con la información que se considere oportuna…
Detalles a tener en cuenta
Es importante que la persona que se encargue de organizar el evento sea una persona creativa pero, a su vez, muy organizada y meticulosa, que preste gran atención a los detalles. No puede haber errores con los asistentes, la documentación, la comida… eso causaría un gran daño a la imagen de nuestra empresa.
1) Creación del briefing del evento
Realizar un briefing de la organización es una buena herramienta para garantizar una buena gestión del evento. En él se detalla el público objetivo, los objetivos concretos del evento, la fecha, las horas, el lugar, el tipo de acto que se espera, las personas realizarán las presentaciones, los moderadores (en el caso de ser necesarios)…
Hay que tener en cuenta que existen diversos tipos de eventos que podemos realizar, desde seminarios o actos corporativos hasta presentación de producto o charlas técnicas… ¡Todo lo que nos podamos imaginar!
2) Marcar los objetivos
Es muy importante saber qué objetivos concretos y medibles espera conseguir la empresa una vez realizado el evento, cuál es su filosofía y el mensaje que quiere transmitir a los asistentes.
¿Qué puede querer conseguir una empresa organizando, por ejemplo, una presentación de producto a sus clientes o potenciales clientes? Seguramente deseará afianzar amistades y crear más vínculos con las personas, hablar de temas de negocios, de proyectos… en un ambiente más distendido. Deseará agradecer la confianza de sus clientes, hacer nuevos contactos, estar en la agenda social para que se hable de la empresa en los medios… Pero ¡ojo con estos objetivos tan intangibles y tan dificiles de valorar!
Sería mucho más adecuado definir como objetivos:
- Conseguir que asistan un mínimo de 50 clientes o prospectos.
- Conseguir una reunión con 10 clientes.
- Cerrar una demo de nuestro producto con 3 clientes.
Este tipo de objetivos se podrán valorar de forma simple después del evento.
3) Asistentes
Sin asistentes no hay evento. Una de las acciones más importantes a la hora de organizar cualquier acto es la creación y definición de la lista de personas que queremos en invitar, así como la creación de la propia invitación y la promoción del evento en nuestros canales habituales. Por último, siempre deberemos realizar un proceso de inscripción al acto para conseguir los datos que nos pudieran faltar de los asistentes. Deberemos realizar la invitación, el cuestionario de inscripción si es necesario y/o la confirmación de asistencia.
Nuestra invitación deberá incluir:
- El logotipo de la institución o empresa que convoca el evento.
- Quién invita: ya sea el nombre del anfitrión 0 la empresa.
- A quién se invita: si se opta por una invitación personalizada.
- El lugar, la fecha y la hora del evento.
- Especificar si se requiere confirmación de asistencia y medio por el cual se debe confirmar: mail, whatsapp, formulario de registro… siempre con una fecha límite para realizar la inscripción.
- Mapa con la localización del evento (opcional) y, si es posible, el horario detallado.
4) Elegir el lugar y la fecha del evento
Es importante encontrar un lugar que nos ayude a transmitir el mensaje y elegir una fecha que favorezca a la mayoría de nuestros invitados.
Como recomendación, diremos que los mejores días para una asistencia alta son los miércoles o jueves, siempre y cuando no coincida con días especiales como pueden ser festivos locales, o puentes.
También habrá que analizar los detalles del espacio escogido: parking, rampa para minusválidos, acceso para los invitados, posibilidad de material y de incluir indicaciones, carteles, etc.
5) Presupuesto
Organizar un evento requiere un presupuesto. Una estimación inicial que nos sirva de aproximación para nuestro balance final. También podemos hacerlo al revés, fijando un presupuesto máximo y viendo, con ese presupuesto, hasta dónde podemos llegar.
Deberás hacer un inventario de todo lo que necesites para el evento y tener en cuenta que el lugar elegido puede que no disponga de ello: equipos de sonido, proyector, asientos, atriles, decoración, personal, catering… También tendremos que tener en cuenta el montaje y desmontaje del evento, los carteles, las acreditaciones, etc.
No debemos descartar la posibilidad de buscar patrocinadores de nuestro mismo sector, o proveedores para los cuales organizamos el evento.
6) Promoción del evento
Ya están todos los pasos generales del pre-evento. Ahora necesitamos conseguir que llegue la información del evento que estamos organizando a nuestro público objetivo.
Convocaremos a medios de comunicación, visitaremos patrocinadores, prepararemos una landing específica para el evento, haremos campañas en redes sociales como LinkedIn, Facebook o Instagram, haremos una campaña de email-marketing en nuestra base de datos, incluiremos una entrada en nuestro blog y también podremos intentar que nos publiquen la noticia en una revista del sector. Taampoco deberemos olvidar la cartelería en el lugar donde se celebre el evento y/o en los lugares de trabajo de los posibles asistentes, si éstos lo permiten.
Simultáneamente, iremos mandado algún que otro recordatorio a los asistentes que hayan confirmado para que no se les pase por alto la fecha del evento.
